Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

SilentHire
Inhaber: Tahir Velovic
Schulstraße 125
24536 Neumünster
Deutschland

E-Mail: info@silenthire.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: E-Mail-Adresse, ggf. Name, Unternehmensbezeichnung, Rollen (Personalvermittler / Unternehmen).
• Bewerber-/Kandidaten-Daten (soweit durch Nutzer eingestellt): z. B. Name, Kontaktdaten, berufliche Qualifikationen, Lebenslauf, Gehaltsvorstellungen und weitere Informationen, die im Rahmen von Kandidatenvorschlägen übermittelt werden.
• Nutzungs- und Protokolldaten: Logins, erstellte Stellenanzeigen, eingereichte Kandidatenvorschläge, Statusänderungen sowie technische Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem).
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Nachrichten, Notizen zu Anfragen, systemische Benachrichtigungen.
• Zahlungsbezogene Daten (Personalvermittler): Für kostenpflichtige Leistungen (z. B. Abonnements) verarbeiten wir abrechnungsrelevante Daten; Zahlungsdaten werden in der Regel direkt von dem eingesetzten Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, siehe unten) verarbeitet.
• Teams (Unternehmen): E-Mail-Adressen eingeladener Kolleginnen und Kollegen sowie Zeitpunkt von Einladung und Beitritt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Teammitglieder handeln für das Unternehmen; ihre Aktionen werden unter ihrer eigenen Adresse protokolliert. Sie erhalten die E-Mail-Benachrichtigungen zu Stellen und Vorschlägen des Unternehmens und können diese in ihrem Konto jederzeit abschalten.
• Nachweise (Personalvermittler, die Arbeitnehmerüberlassung anbieten): Erlaubnisbescheid nach § 1 AÜG und dessen Befristung. Wir prüfen ihn, bevor Überlassungs-Stellen freigeschaltet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); er ist nur für unser Prüfteam sichtbar.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um:

• die Plattform bereitzustellen und Nutzerkonten zu verwalten,
• Unternehmen und Personalvermittler zur Besetzung konkreter Stellen zusammenzubringen,
• Zahlungs- und Abrechnungsprozesse (z. B. für Personalvermittler-Abos) zu ermöglichen,
• die Sicherheit und Stabilität der Plattform (z. B. Logfiles, Missbrauchserkennung) zu gewährleisten,
• mit Ihnen zu Support- oder Vertragszwecken zu kommunizieren.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten, z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform).

Soweit wir in Einzelfällen auf Ihre Einwilligung angewiesen sind (z. B. für bestimmte Marketing-E-Mails), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Registrierung und Nutzung der Plattform

Zur Nutzung von SilentHire ist in der Regel eine Registrierung als Personalvermittler oder Unternehmen erforderlich. Die im Rahmen der Registrierung abgefragten Pflichtangaben sind für die Einrichtung und Nutzung Ihres Nutzerkontos erforderlich.

Im Rahmen der Nutzung der Plattform verarbeiten wir die von Ihnen eingestellten Stellenanzeigen, Kandidatenvorschläge, Notizen und sonstigen Inhalte, um die Funktionsweise von SilentHire zu ermöglichen. Personalvermittler und Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass sie personenbezogene Daten (insbesondere von Kandidaten) nur in Übereinstimmung mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben übermitteln.

5. Informationen für Kandidatinnen und Kandidaten (Art. 14 DSGVO)

Personalvermittler können über SilentHire Profile von Kandidatinnen und Kandidaten an Unternehmen übermitteln, die eine passende Stelle ausgeschrieben haben. Wir erhalten diese Daten nicht von Ihnen selbst, sondern von dem Personalvermittler, der Sie vorschlägt.

• Welche Daten: Lebenslauf und weitere Unterlagen, optionale Eckdaten (Berufserfahrung in Jahren, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung) sowie eine Notiz des Personalvermittlers. Die Unterlagen dürfen keine Kontaktdaten enthalten und werden automatisch darauf geprüft, bevor das Unternehmen sie sieht. Name und Kontaktdaten erhält das Unternehmen erst, nachdem es den Vorschlag angenommen hat und die Kontaktdaten freigegeben wurden.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Vermittlung auf die konkrete Stelle, für die Sie vorgeschlagen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Durchführung der Vermittlung).
• Empfänger: das Unternehmen, das die jeweilige Stelle ausgeschrieben hat, sowie unsere technischen Dienstleister (Abschnitte 9 bis 11).
• Speicherdauer: siehe Abschnitt 14.

Sie können sich mit allen Anliegen zu Ihren Daten an uns (info@silenthire.de) oder an den Personalvermittler wenden, der Sie vorgeschlagen hat. Ihnen stehen die Rechte aus Abschnitt 15 zu, insbesondere das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

6. Kandidatenprofile, Anonymität und Duplikatprüfung

Bevor das Unternehmen eine Einreichung sieht, prüft die Plattform, ob Dateinamen oder Dateiinhalte Kontaktdaten enthalten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Links). Dazu wird der Text von PDF- und Word-Dateien auf unseren Servern automatisiert ausgelesen, bei Bildern und eingescannten Seiten mit einer automatischen Texterkennung (OCR), die ebenfalls auf unseren Servern läuft; die Unterlagen werden dafür an keinen weiteren Dienst übermittelt. Der ausgelesene Text wird nicht gespeichert. Werden Kontaktdaten erkannt, wird die Einreichung nicht gesendet und die hochgeladenen Dateien werden gelöscht. Außerdem bestätigt der Personalvermittler bei jeder Einreichung, dass der Kandidat bzw. die Kandidatin mit der anonymen Vorstellung einverstanden ist und über die Datenverarbeitung informiert wurde; den Zeitpunkt dieser Bestätigung speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der zugesagten Anonymität bis zur Kontaktfreigabe). Gespeicherte Dateien erhalten neutrale Namen; der ursprüngliche Dateiname wird nicht übernommen.

Um doppelte Einreichungen zu erkennen, berechnen wir auf unseren Servern einen kryptografischen Fingerabdruck (SHA-256) jeder hochgeladenen Datei. Reicht derselbe Personalvermittler identische Unterlagen erneut für dieselbe Stelle ein, wird die neue Einreichung nicht zugestellt; reicht ein anderer Personalvermittler identische Unterlagen ein, wird dies nur intern vermerkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, doppelte Vorschläge und daraus entstehende Honorarkonflikte zu vermeiden).

Personalvermittler können Profile in einer eigenen Kandidaten-Bibliothek speichern, um sie für weitere Stellen wiederzuverwenden. Diese Profile sind nur für den jeweiligen Personalvermittler sichtbar und können von ihm jederzeit gelöscht werden.

Öffnet ein Unternehmen den Lebenslauf zu einem Vorschlag zum ersten Mal, speichern wir diesen Zeitpunkt und zeigen ihn dem einreichenden Personalvermittler an („Vom Unternehmen geöffnet am …“). Außerdem ermitteln wir aus den Zeitpunkten, zu denen ein Unternehmen auf Anfragen reagiert (Annehmen, Ablehnen, Verfügbarkeitsanfrage), seine typische Reaktionszeit der letzten sechs Monate. Sie wird bei den anonymen Stellen des Unternehmens nur als grobe Stufe angezeigt (z. B. „Reagiert meist innerhalb von 24 Std.“) und erst, wenn genügend Anfragen vorliegen; einzelne Zeitpunkte sehen Personalvermittler nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem verlässlichen und nachvollziehbaren Ablauf für beide Seiten).

Nach einer Kontaktfreigabe fragen wir das Unternehmen, ob die Stelle besetzt wurde – beim Schließen der Stelle oder per E-Mail (höchstens drei Mails). Die Antwort-Knöpfe in dieser E-Mail führen zu einer Bestätigungsseite mit einem persönlichen, 60 Tage gültigen Link; gespeichert wird erst nach Bestätigung auf dieser Seite. Wir speichern das Ergebnis, den Zeitpunkt und wer es gemeldet hat. Personalvermittler, deren Kontaktdaten für diese Stelle freigegeben wurden, erfahren nur das Ergebnis aus ihrer Sicht (z. B. „Ihr Kandidat wurde eingestellt“ oder „Die Stelle wurde mit einem anderen Kandidaten besetzt“); andere Kandidaten oder Personalvermittler werden nie genannt. Meldet ein Personalvermittler selbst, dass sein Kandidat eingestellt wurde, speichern wir auch diese Angabe mit Zeitpunkt; weicht sie von der Angabe des Unternehmens ab, prüfen wir den Fall. Stellt sich ein Ergebnis als falsch heraus (z. B. nach einer Verwechslung), korrigieren wir es; betroffene Personalvermittler erhalten dann eine Korrektur-Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem transparenten Abschluss jeder Vermittlung und an der Vermeidung von Honorarkonflikten).

7. Nachrichten zu Vorschlägen

Unternehmen und Personalvermittler können sich zu einem konkreten Vorschlag Nachrichten schreiben. Wir speichern Inhalt, Zeitpunkt und die Rolle des Absenders, um den Austausch zu ermöglichen. Die Nachrichten sind nur für die beiden Beteiligten sichtbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen auf unserer Plattform technisch notwendige Cookies bzw. ähnliche Technologien ein, um grundlegende Funktionen (z. B. Login, Session-Verwaltung, Sicherheitsfunktionen) zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies ist § 25 Abs. 2 TDDDG (früher TTDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Plattform).

Sofern wir künftig optionale Cookies oder vergleichbare Technologien (z. B. für Statistik oder Marketing) einsetzen, informieren wir Sie hierüber gesondert und holen – soweit rechtlich erforderlich – vorab Ihre Einwilligung ein.

9. Supabase (Hosting und Datenbank)

Für Hosting, Authentifizierung und Datenverwaltung nutzen wir Supabase, einen Dienst der Supabase Inc. (USA). Ihre Daten, einschließlich hochgeladener Dateien, werden in der Region eu-central-1 in Frankfurt am Main gespeichert. Supabase verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass im Rahmen von Support- oder Wartungsleistungen eine Datenübermittlung in Drittländer (insbesondere in die USA) erfolgt. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). Supabase ist zur Einhaltung des europäischen Datenschutzrechts vertraglich verpflichtet.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Supabase: https://supabase.com/privacy

10. Vercel (Hosting und Analyse)

Unsere Plattform wird über die Infrastruktur von Vercel Inc. (USA) gehostet und ausgeliefert. Dabei verarbeitet Vercel technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, aufgerufene URL, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen), um die Plattform bereitzustellen.

Die Serverfunktionen der Plattform laufen in Frankfurt am Main (Region fra1). Statische Inhalte werden über das weltweite Netzwerk von Vercel ausgeliefert; Anfragen erreichen dabei zunächst einen nahegelegenen Netzwerkknoten.

Zusätzlich nutzen wir Vercel Analytics, einen Analysedienst, der Seitenaufrufe aggregiert und anonymisiert erfasst, ohne Cookies zu setzen oder einzelne Nutzer:innen geräteübergreifend zu identifizieren.

Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Soweit dennoch eine Datenübermittlung in die USA außerhalb des DPF erfolgt, stützt sich diese auf EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am zuverlässigen, sicheren und performanten Betrieb der Plattform). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy

11. E-Mail-Versand (Resend)

Für E-Mails der Plattform (z. B. Bestätigungen, Benachrichtigungen über neue Vorschläge, Erinnerungen, Passwort-Zurücksetzung) nutzen wir den Dienst Resend der Resend, Inc., USA. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen E-Mail verarbeitet.

Resend teilt uns den Zustellstatus mit (z. B. zugestellt, nicht zustellbar, als Spam gemeldet). Wir speichern für jede versendete E-Mail Empfänger, Betreff, Art der Nachricht und Zustellstatus, um Zustellprobleme zu erkennen. Öffnungen und Klicks werten wir nicht aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (E-Mails zur Nutzung der Plattform) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Überwachung der Zustellung). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw., soweit der Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy

12. Ortssuche und Passwortschutz

Ortssuche: Wenn Sie einen Ort oder eine Postleitzahl eingeben (z. B. bei Stellen oder Job-Alarmen), fragen unsere Server die passenden Koordinaten beim Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation ab. Übermittelt wird nur der Suchbegriff; Ihre IP-Adresse und Ihre Kontodaten werden nicht weitergegeben.

Prüfung auf bekannte Passwörter: Bei der Registrierung prüfen wir, ob ein gewähltes Passwort bereits in bekannten Datenlecks aufgetaucht ist. Dazu wird aus dem Passwort ein Hashwert gebildet; nur dessen erste fünf Zeichen werden über unsere Server an den Dienst Pwned Passwords (haveibeenpwned.com) übermittelt. Das Passwort selbst, Ihre IP-Adresse und Ihre Kontodaten werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz Ihres Kontos).

13. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für kostenpflichtige Leistungen (z. B. Personalvermittler-Abonnements) kann der Zahlungsdienstleister Stripe eingesetzt werden. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten, Kontoverbindung) werden in diesem Fall direkt von Stripe verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten.

Verantwortlicher Anbieter innerhalb der EU ist:

Stripe Payments Europe, Ltd.
1 Grand Canal Street Lower
Grand Canal Dock
Dublin
Irland

Stripe kann Daten im Rahmen seiner globalen Infrastruktur auch in Drittländer (insbesondere die USA) übermitteln. Dies erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) nach Art. 46 DSGVO.

Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/privacy

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung).

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Konkret gilt insbesondere:

• Nutzerkonto und Profildaten: bis zur Löschung des Kontos. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen.
• Lebensläufe und Unterlagen zu Vorschlägen: bei abgelehnten oder zurückgezogenen Vorschlägen 6 Monate nach der Entscheidung, bei angenommenen Vorschlägen 12 Monate nach der Freigabe der Kontaktdaten. Solange ein Vorschlag offen ist, bleiben sie gespeichert. Der Vorschlag selbst bleibt danach ohne Unterlagen erhalten.
• Dateien ohne Zuordnung (z. B. nach abgebrochenen Uploads): Löschung nach spätestens 7 Tagen.
• Kandidaten-Bibliothek: bis der Personalvermittler das Profil oder sein Konto löscht.
• Team-Mitgliedschaften: bis zum Entfernen aus dem Team oder zur Löschung des Unternehmens; nicht angenommene Einladungen 30 Tage nach Ablauf (Einladungen gelten 14 Tage).
• Nachweis der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung: bis er durch einen neuen Nachweis ersetzt oder das Konto gelöscht wird.
• Nachrichten zu Vorschlägen: bis der Vorschlag gelöscht wird oder der Personalvermittler sein Konto löscht.
• Vorschläge nach Löschung eines Unternehmenskontos: Die Stellen werden geschlossen und anonymisiert; bereits eingereichte Vorschläge bleiben für den Personalvermittler ohne personenbezogene Daten des Unternehmens erhalten (Nachweis der Vorstellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Unterlagen gelten die oben genannten Fristen.
• Nachweis einer Kontolöschung (E-Mail-Adresse, Name, Rolle, Zeitpunkt und freiwillig angegebener Grund): 12 Monate, danach werden E-Mail-Adresse und Name entfernt (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Nachweis der Löschung).
• Aktivitätsprotokoll (z. B. eingereicht, angenommen, Kontakte freigegeben): 24 Monate. Beim Löschen Ihres Kontos wird Ihre E-Mail-Adresse in den Einträgen entfernt.
• Protokoll versendeter E-Mails: 12 Monate. Beim Löschen Ihres Kontos wird Ihre E-Mail-Adresse in den Einträgen entfernt.
• Technische Betriebs- und Sicherheitsprotokolle: 90 Tage.
• Zähler zur Missbrauchsabwehr (Rate Limiting): ohne IP-Adresse oder E-Mail-Adresse im Klartext; Löschung spätestens 24 Stunden nach Ablauf des Zeitfensters.
• Abrechnungsrelevante Unterlagen: gesetzliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 6 bis 10 Jahren.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks bzw. Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen gegenüber uns insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

In Ihren Kontoeinstellungen können Sie jederzeit eine Kopie Ihrer bei uns gespeicherten Daten herunterladen (maschinenlesbar im JSON-Format; Art. 15 und 20 DSGVO) und Ihr Konto selbst löschen. Der Export enthält auch interne Vermerke, die wir zu Ihrem Konto angelegt haben. Angaben zur jeweils anderen Partei eines Vorschlags sind nur enthalten, wenn die Kontaktdaten bereits freigegeben wurden.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: info@silenthire.de

16. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation, Zerstörung und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem die Speicherung in Rechenzentren in Frankfurt am Main, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Zugriffsregeln auf Datenbankebene (jede Partei sieht nur ihre eigenen Daten), ein nicht öffentlicher Dateispeicher mit zeitlich begrenzten Download-Links, die Begrenzung von Anfragen gegen Missbrauch, eine Sicherheitsrichtlinie für Browser (Content Security Policy) sowie ein auf wenige Konten beschränkter administrativer Zugang.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.