Für Unternehmen

Vertrag mit dem Personalvermittler – die Checkliste

Sie wollen einen Personalvermittler beauftragen? Diese Punkte sollten geregelt sein, bevor das erste Kandidatenprofil kommt.

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Wozu ein klarer Vertrag

Kosten planbar

Sie wissen vorab, was eine Einstellung kostet und wann die Rechnung kommt.

Kein Streit ums Honorar

Klare Regeln, wer bei doppelten Vorstellungen das Honorar bekommt.

Abgesichert in der Probezeit

Geht die Person früh, ist geregelt, ob nachbesetzt oder erstattet wird.

Datenschutz geklärt

Kandidatenprofile kommen nur mit Einverständnis der Kandidaten zu Ihnen.

Die wichtigsten Vertragspunkte

  1. 1

    Honorar und Grundlage

    Prozentsatz vom Jahresbrutto und was dazu zählt – Fixgehalt, Bonus, Dienstwagen.

  2. 2

    Fälligkeit

    Mit der Vertragsunterschrift, dem ersten Arbeitstag oder in Raten.

  3. 3

    Nachbesetzung oder Rückzahlung

    Was gilt, wenn die Person in der Probezeit geht, und in welcher Frist.

  4. 4

    Schutzfrist

    Wie lange das Honorar fällig wird, wenn Sie eine vorgestellte Person später einstellen – oft 6 bis 12 Monate.

  5. 5

    Exklusivität und Laufzeit

    Darf nur dieser Vermittler suchen, wie lange gilt der Auftrag, wie wird er beendet?

Was ist üblich?

Üblich sind 20 bis 35 % des ersten Jahresbruttogehalts, fällig mit der Vertragsunterschrift oder dem Arbeitsbeginn, und eine Nachbesetzung, wenn die Person in der Probezeit geht.

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Weitere Punkte zum Abhaken

Was oft vergessen wird und später Ärger macht.

  • Leistungsumfang

    Suche, Vorauswahl, Vorstellung, Begleitung der Gespräche – was genau gehört dazu?

  • Erste Vorstellung zählt

    Wer eine Person nachweislich zuerst vorgestellt hat, bekommt das Honorar.

  • Einverständnis der Kandidaten

    Profile nur mit dokumentierter Zustimmung, Daten nur so lange wie nötig.

  • Vertraulichkeit

    Firmenname, Stelle und Gehälter bleiben beim Vermittler vertraulich.

  • Alles schriftlich

    Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest – mündliche Absprachen sind später schwer zu belegen.

Konditionen sehen, bevor Sie zusagen

Auf SilentHire steht bei jedem Kandidatenprofil das Honorar, bevor Sie den Kontakt freigeben. Doppelte Einreichungen werden automatisch erkannt, das Einverständnis der Kandidaten ist mit Zeitpunkt dokumentiert, und alle Vorschläge bleiben für Sie einsehbar. Den Vertrag schließen Sie nach der Freigabe direkt mit dem Personalvermittler.

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Für Unternehmen kostenlos. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen: Vertrag mit dem Personalvermittler

Muss der Vertrag schriftlich sein?

Schriftlich ist dringend zu empfehlen. Nur so lassen sich Honorar, Fälligkeit und Schutzfrist später eindeutig belegen.

Was ist eine Schutzfrist?

Der Zeitraum, in dem das Honorar auch dann fällig wird, wenn Sie eine vorgestellte Person erst später oder über einen anderen Weg einstellen. Üblich sind 6 bis 12 Monate.

Wann wird das Honorar fällig?

Je nach Vertrag mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag oder mit dem ersten Arbeitstag. Bei Executive Search oft in Raten ab Auftragsbeginn.

Was passiert, wenn die Person in der Probezeit geht?

Viele Verträge sehen eine kostenlose Nachbesetzung oder eine anteilige Rückzahlung vor. Ohne Regelung haben Sie darauf in der Regel keinen Anspruch – deshalb vorher vereinbaren.

Brauche ich mit jedem Personalvermittler einen Vertrag?

Ja, mit jedem, der Ihnen Kandidaten vorstellt. Bei regelmäßiger Zusammenarbeit spart ein Rahmenvertrag Zeit.

Stand: 1. November 2026